Paper : Perencanaan Dalam Manajemen (Dasar-Dasar Manajemen)

PENDAHULUAN

A.    Pengantar

Setiap organisasi, perusahaan, lembaga pendidikan, organisasi masyarakat, ataupun yang lainnya pasti memerlukan perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen siswa baru, perencanaan anggaran, dan lain sebagainya. Perencanaan merupakan proses dasar untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan menetapkan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dalam fungsi manajemen didalam mengambil suatu keputusan atau tindakan. Tanpa adanya fungsi perencanaan, fungsi-fungsi manajemen yang lainnya, seperti pengorganisasian, pengontrolan, dan pengarahan tidak dapat berjalan dengan baik. Sehingga dapat dikatakan perencanaan yang baik akan mewujudkan tercapainya tujuan dari suatu kegiatan atau aktivitas yang telah direncanakan.

Menurut Engkoswara (2010, dikutip dalam Ikhwan, 2016: 132) perencanaan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan aktivitas yang berhubungan 5W1H yaitu, apa (what) yang akan dilakukan, mengapa (why) hal tersebut dilakukan, siapa (who) yang melakukannya, dimana (where) melakukannya, kapan (when) dilakukan, dan bagaimana (how) melakukannya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut berkaitan dengan tujuan-tujuan yang akan dirumuskan, teknik dan metode yang dipergunakan, dan sumber yang diperdayakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan merupakan aspek penting daripada manajemen. Manusia tidak boleh menyerah pada keadaan dan masa depan yang tidak menentu tetapi menciptakan masa depan itu. Dengan demikian landasan dasar perencanaan adalah kemampuan manusia untuk secara sadar memilih alternatif masa depan yang dikehendakinya dan kemudian mengarahkan daya upayanya untuk mewujudkan masa depan yang dipilihnya dalam hal ini manajemen yang akan diterapkan seperti apa. Sehingga dengan dasar itulah maka suatu rencana itu akan terealisasikan dengan baik. (Bukhari et al, 2005 dalam Ikhwan, 2016: 129-130).

Dengan demikian, mengingat pentingnya fungsi perencanaan maka dalam karya ilmiah ini akan dijelaskan mengenai pengertian dari perencanaan, tujuan dan manfaat perencanaan, ruang lingkup perencanaan, serta proses disusunnya suatu rencana.

B.     Fokus Masalah

Dalam paper ini penulis akan membahas tentang materi perencanaan yang harus ada didalam diri seorang manajemen.

Berikut adalah uraian perencanaan yang harus dimiliki seorang manajemen :

1.      Tujuan dan manfaat dari perencanaan

2.      Ruang lingkup dari perencanaan

3.      Proses perencanaan

C.     Uraian Definisi

Dalam manajemen, fungsi perencanaan sangatlah jelas yaitu sebagai penentu langkah berikutnya. Perencanaan adalah kegiatan yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Perencanaan mengandur unsur-unsur (1) sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, (2) adanya proses, (3) hasil yang ingin dicapai, dan (4) menyangkut masa depan dalam waktu tertentu (Usman, 2008: 61).

Perencanaan merupakan upaya membuat kegiatan agar lebih fokus dan terarah. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Sa’ud & Makmun (2014: 3-4) pada hakikatnya perencanaan adalah suatu rangkaian proses kegiatan menyiapkan keputusan mengenai apa yang diharapkan terjadi (peristiwa, keadaan, suasana, dan sebagainya) dan apa yang akan dilakukan (intensifikasi, eksistensifikasi, revisi, renovasi, substitusi, kreasi, dan sebagainya). Rangkaian proses kegiatan itu dilaksanakan agar harapan tersebut dapat terwujud menjadi kenyataan di masa yang akan datang.

Begitu pentingnya sebuah perencanaan sehingga dikatakan “Apabila perencanaan telah selesai dan dilakukan dengan benar, sesungguhnya sebagian pekerjaan besar telah selesai dilaksanakan.”Perencanaan berarti menentukan apa yang akan dilaksanakan sebagaimana yang dipaparkan oleh Siagian (2015: 88) Planning dapat didefinisikan sebagai “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.”

Definisi sederhana di atas sesungguhnya mengandung empat pokok pikiran sebagai berikut:

1.      Suatu rencana tidak akan timbul dengan sendirinya melainkan lahir sebagai hasil pemikiran yang bersumber pada hasil penelitian yang telah dilakukan. Artinya, kegiatan penelitian harus mendahului perencanaan, atau paling sedikit sebagai bagian integral dari keseluruhan kegiatan perencanaan.

2.      Para manajer selaku perencana mutlak perlu memiliki keberanian mengambil keputusan dengan segala risikonya. Dikatakan demikian karena memang benar bahwa suatu rencana adalah keputusan yang hendak dilaksanakan di masa yang akan datang dan salah satu ciri masa depan ialah ketidakpastian.

3.      Orientasi suatu rencana ialah masa depan. Perlu ditekankan bahwa perencanaan bukanlah usaha untuk meramalkan suatu masa depan secara umum, melainkan menentukan bentuk dan sifat masa depan yang diinginkan oleh organisasi. Sejarah perjalanan organisasi harus dijadikan sebagai bahan pemikiran dalam menentukan arah yang hendak ditempuh di masa yang akan datang.

4.      Rencana harus mempunyai makna bahwa apabila rencana itu dilaksanakan, ia akan mempermudah usaha yang akan dilakukan dalam pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

PEMBAHASAN

1.      Tujuan Dan Manfaat Dari Perencanaan

·         Menurut Usman (2008: 60) perencanaan bertujuan untuk:

1.      Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.

2.      Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.

3.      Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

4.      Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

5.      Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

6.      Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

7.      Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.

8.      Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

9.      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

·         Adapun manfaat dari perencanaan dikemukakan oleh Usman          (2014: 76-77) bahwa perencanaan bermanfaat sebagai;

1.      standar pelaksanaan dan pengawasan (memfasilitasi, monitoring, dan evaluasi).

2.      Pemilihan berbagai alternatif terbaik (pedoman pengambilan keputusan).

3.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

7.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti (untuk mengantisipasi masalah yang akan muncul).

8.      Meningkatkan kinerja (keberhasilan organisasi tergantung keberhasilan perencanaannya).

     

2.      Ruang Lingkup Perencanaan

Kegiatan perencanaan memiliki ruang lingkup yang sangat luas terkait demensi waktu, spasial, dan tingkatan dan teknis perencanaannya. Namun demikian ketiga demensi tersebut saling kait-terkait dan beriteraksi. Masing-masing demensi tersebut adalah sebagai berikut;

a.       Perencanaan dari demensi waktu

Dari demensi waktu perencanaan mencakup; (a) Perencanaan jangka panjang (long term planning) berjangka 10 tahun keatas, bersifat prospektif, idealis dan belum ditampilkan sasaran-sarana yang bersifat kualitatif. (b) Perencanaan jangka menengah (medium term planning) berjangka 3 sampai 8 tahun, merupakan penjabaran dan uraian rencana jangka panjang. Sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyksikan secara kuantitatif, meski masih bersifat umum. (c) Perencanaan jangka pendek (sort term planning) berjangka 1 tahunan disebut juga perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) atau perencanaan operasional tahuanan (annual opperasional planning)

b.       Perencaan dari demensi spasial

Perencanaan ini terkait dengan ruang dan batas wilayah yang dikenal dengan perencanaan nasional (berskala nasional), regional (berskala daerah atau wilayah), perencanaan tata ruang dan tata tanah (pemanfaatan fungsi kawasan tertentu).

c.       Perencanaan dari demensi tingkatan teknis perencanaan

Dalam demensi ini kita mengenal istilah (a) perencanaan makro (b) perencaan mikro (c) perencanaan sektoral (d) perencaan kawasan dan (e) perencaan proyek. Perencaan makro meliputi peningkatan pendapatan nasional, tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan masyarakat, ekspor impor, pajak, perbankan dsb. Perencanaan mikro disusun dan disesuaikan dengan kondisi daerah. Perencanaan kawasan memperhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif. Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan yang dapat menjawab siapa melakukan apa, dimana, bagaimana dan mengapa.

d.      Perencanaan demensi jenis

Menurut Anen (2000) sebagaimana dikutip Syaiful sagala meliputi ; (a) Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning), (b) perencanaan dari bawah ke atas (botton up planning), (c) perencanaan menyerong kesamping (diagonal planning), dibuat oleh pejabat bersama dengan pejabat bawah diluar struktur (d) perencanaan mendatar (horizontal planning), yaitu perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel (e) perencanaan menggelinding (rolling planning) berkelanjutan mulai rencana jangka pendek,menengah dan panjang.(f) perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and button up planning), untuk mengakomodasi kepentingan pusat dengan wilayah/daerah.

Dalam kegitan pendidikan lingkup perencanaan meliputi semua komponen administrasi sekolah dalam hal kurikulum, supervisi, kemuridan, keuangan, sarana dan prasarana, personal, layanan khusus, hubungan masyarakat, media belajar, ketata usahaan sekolah dsb. Atau berupa penentuan sasaran, alat, tuntutan-tuntutan, taksiran, pos-pos tujuan, pedoman, kesepakatan (commitment) yang menghasilkan program-program sekolah yang terus berkembang

3.      Proses perencanaan

Perencanaan adalah bagian paling awal dalam suatu proses kegiatan. Dapat dikatan bahwa dengan adanya perencanaan yang baik maka akan tercapai tujuan dari suatu kegiatan tersebut. Berikut ini aktivitas perencanaan yang dimaksud adalah:

1.      Prakiraan

Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan/memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2.      Penetapan tujuan

Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

3.      Pemograman

Pemograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan; (a) langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. (b) Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah. (c) Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

4.      Penjadwalan

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5.      Penganggaran

Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu. 

6.      Pengembangan prosedur

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

7.      Penetapan dan interprestasi kebijakan

Penetapan dan interprestasi kebijakan adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi suatu organisasi.

 KESIMPULAN

Perencanaan adalah tahap paling penting dalam fungsi manajemen, tanpa adanya perencanaan maka fungsi manajemen yang lainnya, seperti pelaksanaan, pengontrolan, dan pengawasan tidak akan berjalan dengan baik. Sehingga dapat dikatakan perencanaan yang baik akan memungkinkan tercapainya tujuan dari suatu kegiatan atau aktivitas yang direncanakan. Adapun tujuan dan manfaat dari perencanaan itu sendiri pada dasarnya ialah sebagai pedoman, arahan, standar pengawasan, alat untuk berkoordinasi dalam melaksanakan suatu kegiatan yang direncanakan. Selanjutnya, ruang lingkup dari perencanaan itu sendiri terdiri dari perencanaan dari dimensi waktu, dimensi spasial, dimensi tingkatan teknis perencanaan, dan dimensi jenis. Dalam proses perencanaan terdapat beberapa tahapan yang perlu kita lakukan seperti persiapan perencanaan, menentukan dan menganalisis masalah, konsep dan desain perencanaan, evaluasi rencana, merumuskan rencana, implementasi rencana, dan balikan pelaksanaan rencana.

SARAN

Harapannya, setelah mengetahui defenisi perencanaan, tujuan dan manfaat perencanaan, ruang lingkup perencanaan, serta bagaimana proses perencanaan itu sendiri, dapat memberikan pemahaman kepada pembaca tentang bagaimana menjadi seorang pemimpin yang tentunya selalu melakukan fungsi perencanaan dalam berbagai aktivitas atau kegiatan dalam proses kepemimpinannya, baik pemimpin di dalam organisasi, perusahaan, maupun lembaga pendidikan. Selanjutnya, untuk mahasiswa administrasi pendidikan sebagai calon administrator yang diharapkan dapat menerapkannya di dunia kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Aedi, N. (2015). Dasar-dasar manajemen pendidikan. Yogyakarta: Gosyen

Engkoswara & Komariah, A. (2012). Administrasi pendidikan. Bandung: Alfabeta

Ikhwan, A. (2016). Manajemen perencanaan pendidikan islam. Jurnal Edukasi       

Vol. 04 No. 01. Diakses pada 20 Februari 2018. Tersedia: 

https://scholar.google.co.id/scholar?hl=id&as_sdt=0%2C5&as_vis=1&q=manajemen+perencanaan&btnG=. STAI Muhammadiyah Tulungagung

Sa’ud, S. & Makmun, A. S. (2014). Perencanaan pendidikan. Bandung: PT.    

Remaja Rosdakarya

Siagian, S. P. (2005). Fungsi-fungsi manajerial. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Siagian, S. P. (2015). Filsafat administrasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Siswanto. (2010). Pengantar manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Usman, H. (2008). Manajemen teori, praktik, dan riset pendidikan. Jakarta: PT.

Bumi Aksara

(2014). Manajemen teori, praktik, dan riset pendidikan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Uno, H. B. (2011). Perencanaan Pembelajaran. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Terry, G. R. (2008). Prinsip-prinsip manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Berbagi :